Microsoft Office 2016 - что нового?

Завтра новый пакет приложений Microsoft Office 2016 будет доступен российским компаниям и пользователям. Office 2016 – это последняя версия уже знакомых многим приложений, которая объединила в себе лучшие качества предыдущей версии и ряд новых полезных в работе функций для максимально эффективного взаимодействия и сотрудничества.

В компании уверены, что эффективность работы напрямую зависит от оптимизации временных затрат. Продуктивность одного человека, в свою очередь, ложится в основу успеха компании. Вот почему бизнес сегодня как никогда заинтересован в максимально эффективных рабочих инструментах: ведь чем лучше настроены внутренние процессы организации, тем больше у нее преимуществ перед конкурентами и тем более высокую позицию на рынке она занимает.

Именно от этой потребности корпоративных пользователей отталкивалась компания Microsoft, разрабатывая новый пакет приложений Office 2016, скачать который подписчики Office 365 смогут 23 сентября. Как утверждают в компании, эта версия объединит в себе лучшие качества предыдущей и ряд новых полезных в работе функций, что и позволит пользователям работать более продуктивно.

∎Подход людей к работе в последнее время существенно изменился. В этой связи Microsoft стремится переосмыслить бизнес-процессы для того, чтобы они отвечали требованиям современного мира, где мобильные и облачные технологии выходят на первый план, – сказал Сатья Наделла, президент Microsoft. – Наши последние инновации легли в основу трансформации Office, который из знакомой всем линейки рабочих программ превратился в набор связанных друг с другом приложений и сервисов, созданных для продуктивной совместной работы и сотрудничества∎.

Помимо знакомого всем набора приложений в Office 2016 появятся новый инструмент для создания проектов Sway, а также платформа объединенных коммуникаций Skype для бизнеса. Наконец, впервые мы получим редакцию Office, которая будет одинаково работать на Mac, Windows и Android.

Что же Office 2016 предлагает корпоративным пользователям? Попробуем разобраться.

Кроссплатформенность

В этом релизе доступ к приложениям Office получили пользователи всех платформ, будь то Windows, Mac или Android. Конечно, приложения линейки Office представлены в том же Apple Store уже давно. Однако уникальность Office 2016 состоит в том, что впервые владельцам устройств под управлением Android или различных ОС от Apple доступна полноценная, включающая в себя все необходимые функции, версия Office.

Это значит, что теперь совершенно неважно, на чем работает пользователь офисного пакета. Создав презентацию проекта в PowerPoint на ПК в офисе, можно доработать ее с iPad в метро по дороге домой. Все документы при этом будут идентичны, и их не придется конвертировать. Не изменятся и интерфейсы приложений: Word будет выглядеть одинаково на Android-планшете, iPad и ноутбуке под управлением Windows 10.

Новый сервис для создания презентаций Sway Sway - новичок в семье Office. Приложение одновременно напоминает PowerPoint и OneNote с дополнительными инструментами Word и Excel. Основная его функция – представлять информацию из разных источников (будь то устройство, почта, облачное хранилище и так далее) красиво и без лишних временных затрат. Эта особенность полезна как для студента, так и для корпоративного пользователя, которому необходимо в сжатые сроки выигрышно преподнести свой проект. В проект можно импортировать практически любой контент: фотографию, ролик YouTube, ссылку на Википедию, диаграмму из Excel, печатный или рукописный текст. Результаты работы можно сохранять на портале Sway.com и делиться ими с друзьями и коллегами.

Безопасность

Как правило, бизнес-пользователи также заинтересованы в том, чтобы ПО, установленное в организации, обеспечивало безопасность корпоративных данных. С помощью инструмента Rights Management System, который впервые стал доступен всем пользователям Office, можно настроить политики безопасности не только для электронного письма в Outlook, но и для каждого файла отдельно. Выбирая, какая группа сотрудников получит полный доступ к тому или иному документу, можно запретить остальным распечатывать, сохранять или передавать его на посторонний адрес.

Кроме того, в Office 2016 на уровне каждого отдельного документа реализована система Data Loss Protection, предупреждающая пользователя о том, что он хочет отправить третьему лицу файл с персональными данными (например, номера кредитных карт или контакты клиентов).

Наконец, проще стало управление корпоративными мобильными устройствами. Теперь для этого достаточно лишь иметь подписку Office 365, с помощью которой администратор сможет удаленно закрывать доступ к сети уволившимся сотрудникам. Пользователям Office 2016 также будет доступна мультифакторная аутентификация в Outlook и расширенные возможности управления трафиком компании и предотвращения перегрузки сети в Background Intelligence Transfer Service (BITS).

Совместная работа

Office 2016 предоставляет пользователям широкие возможности для совместной работы. Так, редактирование в режиме реального времени, ранее доступное только в web-приложениях Office, теперь станет возможно и в его полной версии. При работе в Word можно сохранить документ на OneDrive для бизнеса и отправить коллегам ссылку. Пройдя по ней, они смогут отредактировать файл, а каждый участник проекта будет в режиме реального времени наблюдать, какие изменения происходят в той или иной части документа, и кто из его коллег их вносит.

Сервис для поиска информации и совместной работы Delve

Delve - это еще один инструмент для совместной рабы, в основу которого лег алгоритм Office Graph. Он выявляет связь между тем, какую работу выполняет юзер, с кем сотрудничает, что пишет в электронных письмах и социальных сетях. Исходя из индивидуальных потребностей, сервис анализирует информацию и автоматически выбирает релевантный контент, где бы он ни хранился: на SharePoint, в OneDrive, на страницах Yammer или в интернете.

Office Delve станет неотъемлемой частью корпоративной подписки на Office 365. Конечно же, попробовать сервис смогут и пользователи самой новой версии пакета приложений.

Поиск информации

В обновленном Outlook приложение показывает последние запросы, а в процессе ввода текста в поисковой строке автоматически предлагает различные варианты. Кроме того, можно запускать сквозной поиск по всем папкам, поиск по диалогу с каким-либо конкретным человеком, поиск на устройстве, в облаке, интернете и т.д. Еще один поисковый механизм Office 2016 – Tell Me (в русскоязычной версии – Что Вы хотите сделать?) – поможет быстро найти нужный инструмент на панели задач в любом из приложений, будь то Excel или Word.

Больше всего эта функция, пожалуй, понравится тем, кто ранее использовал Office и общается на ∎Вы∎ с его новыми редакциями. Наконец, технологии машинного обучения обеспечили возможность интеллектуального поиска в текстовых документах Office 2016. Наведя курсор мыши на какое-либо слово, можно найти информацию о нем в интернете. При этом система проанализирует контекст и выдаст подходящий по смыслу результат.

Аналитика в Excel

Новые аналитические возможности Excel делают проще извлечение информации из массивов данных, ее преобразование и визуализацию. Так, в обновленном приложении есть кнопка быстрого анализа, которая поможет отредактировать введенную информацию ∎на лету∎, быстро найти подходящую формулу и представить данные в виде диаграммы.

Кстати, именно диаграммы – одно из наиболее ярких преимуществ нового Excel. Во-первых, значительно расширился их выбор, появилось несколько новых интересных форматов (например, солнечные лучи и древовидная). Во-вторых, все диаграммы в приложении теперь интерактивные. Это значит, что, просматривая документ, можно выбрать, какая информация будет отображена, а какая – скрыта, менять названия столбцов, а также добавлять контент из других систем (например, CRM).

А еще всем пользователям отныне доступен Power Query как стандартная бесплатная функция приложения. Power Query – это инструмент Excel, который анализирует информацию из общедоступных и частных источников, а также упрощает поиск, объединение и уточнение данных. Наконец, Power Pivot – надстройка для эффективного анализа больших объемов данных – позволит строить из разрозненных данных модели, которые помогут взглянуть на бизнес с новой точки зрения.

Эффективные корпоративные коммуникации

Skype для бизнеса – это эффективный и простой способ связи с коллегами, партнерами и клиентами в любое удобное время и с любого устройства. Он сочетает в себе функционал корпоративного коммуникационного сервиса Lync и знакомый каждому пользователю интерфейс Skype.

Приложение послужит прекрасным инструментом для проведения видео- и аудиозвонков и конференций, подключиться к которым сможет любой желающий при условии, что у него есть Microsoft ID, аккаунт в Lync или Skype. Во время видео-конференций можно поделиться с собеседниками своим рабочим столом или какой-либо ее частью (скажем, интерфейсом PowerPoint) или отправить в общую беседу файл.

Если же организатору вдруг срочно необходимо покинуть встречу, можно, не прерывая трансляции, передать управление коллеге. Не придется волноваться и о безопасности соединения и изложенной на встрече информации: приложение защищает беседы с помощью алгоритмов проверки и шифрования. Администратор сети может управлять учетными записями сотрудников, добавлять и удалять подписки по мере необходимости. Наконец, больше не понадобится искать по офису свободный диктофон или освобождать память телефона, чтобы записать на него разговор. Теперь это можно сделать прямо в приложении Skype для бизнеса.

Microsoft ∎раскрасил∎ приложения Office 2016. Рамка Word теперь синяя, Excel – зеленая, а PowerPoint – красная. А еще каждый пользователь может выбирать их дизайн, так что работать будет не только удобнее, но и приятнее с визуальной точки зрения.

Отметим, что версии Office 2016 для Mac, Android и планшетов на базе Windows 10 уже вышли и доступны для скачивания. Оценить новинку для ПК мы сможем совсем скоро, однако уже сейчас о ней понятно вот что: не являясь, возможно, технологическим прорывом она, тем не менее, во многом сделает жизнь любого пользователя на порядок проще.