Авторские материалы Цифровой этикет: как общаться на удалёнке

Смайлы и стикеры в рабочих чатах, голосовые сообщения в мессенджерах и утомительная подготовка к видеоконференции: с переходом на удаленку многие правила общения в Сети стали особенно актуальны. А какие-то, напротив, совершенно утратили свой смысл. Как общаться с коллегами, клиентами и партнерами онлайн, чтобы не навредить карьере? Правила цифрового этикета изучала корреспондент «Вестей ФМ» Екатерина Косинец.

Если в офисе можно было в любой момент подойти и проконсультироваться, уточнить задачу и мгновенно получить ответ, то сегодня приходится все решать на расстоянии. Лишний раз написать начальству для некоторых – большой стресс. Многим куда проще решать вопросы в режиме разговора. Телефонный звонок раньше не считался нарушением личных границ. Теперь все изменилось, говорит автор книги и Telegram-канала «Цифровой этикет» Ольга Лукинова.

ЛУКИНОВА: Например, еще жестче стало правило, что нужно договариваться о времени звонка. Потому что очень многие сидят дома. Очень многих окружают родственники, коты, собаки, и не всегда удобно просто поговорить по телефону. Нужно заранее планировать время, когда человек будет уединен, когда он сможет поговорить с вами.

Если раньше чаты в мессенджерах считались не самым подходящим местом для делового общения, то сейчас именно они – основной способ коммуникации. С одной стороны, существенно снизился градус формальности и официоза – тяжеловесные речевые конструкции и обороты (казалось, неотъемлемая часть деловой переписки) остались в прошлой жизни. Но некоторые почему-то относят к ним и полное написание таких слов, как «спасибо» и «пожалуйста», заменяя сокращениями. И это – уже перебор, считают специалисты по цифровому этикету. Пренебрегать элементарным уважением не стоит даже на удаленке.

А вот использовать смайлы и стикеры в деловой переписке можно, продолжает Ольга Лукинова.

ЛУКИНОВА: Недавно совсем считалось, что смайлы, стикеры совсем не подходят для официальной переписки. Но вот буквально пару дней назад появились статьи британских психологов, которые говорят – пожалуйста, отправляйте друг другу сейчас смайлы и стикеры. Потому что они помогают поддерживать эмоциональный фон, эмоциональную связь друг с другом и дружескую атмосферу в то время, когда нам очень не хватает этого человеческого контакта.

К простой вежливости относят и умение кратко сформулировать мысль. Многие привыкли разбивать фразу на несколько сообщений. И если в личной переписке это еще допустимо, то в групповых чатах – сродни диверсии, делятся пользователи в Сети.

БЛОГЕР: В WhatsApp или в Telegram, в таких рабочих группах, где человек 10 и больше, часто во время дискуссии многие пишут сообщения по одному-два предложения. Всплывающие сообщения такого рода очень мешают. Конечно, их можно отключить, но если это – рабочая группа, то это важный процесс. Но если в это время ты занят каким-то решением задачи или обучением на устройстве, то это, конечно, отвлекает и мешает.

С особой строгостью призывают наказывать тех, кто вместо набора текста начитывает аудиосообщения.

БЛОГЕР: Ненавижу, когда присылают аудиосообщения. Это все надо выключить, слушать. А вокруг – люди. Или музыку надо выключать.

Прослушивать «войсы» не просто неудобно – на это уходит почти втрое больше времени. Кроме того, в таких файлах может затеряться важная информация: когда нужно быстро найти в переписке какие-то данные, открывать и прослушивать каждый звуковой файл просто некогда. И уж тем более не стоит таким способом подтверждать деловую, коммерческую информацию – например, условия контракта. То же относится к картинкам и скриншотам. Если вы отправляете коллегам, партнерам или клиентам цифры и данные, которые потребуются им для работы в других программах, не стоит заставлять перепечатывать информацию с изображения.

Признаком хорошего цифрового тона будет грамотный и оправданный выбор способа коммуникации. Когда от одного и того же человека информация приходит по всем каналам одновременно – это может свести с ума. И что-то обязательно затеряется. Но есть и другая крайность – когда по любому вопросу используют видеозвонок. В соцсетях люди делятся проблемой: такой способ общения многих заставляет чувствовать себя неуютно. Другие, напротив, воспринимают отказ включить камеру как неуважение.

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ 1: Глупо себя чувствую, когда одна включила камеру на видеозвонке, а остальные – нет. Я вот готовлюсь к видеоконференциям по работе, как к настоящим встречам: надеваю костюм, делаю макияж. Потому что уважаю клиентов и коллег.

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ 2: Больше всего в онлайн-общении раздражает то, что деловой этикет требует от меня включать камеру. А я уже месяц не выходил из дома, не был в парикмахерских, барбершопах и выгляжу, как неандерталец.

Видеозвонок, как и телефонный, должен быть предварительно согласован, продолжает специалист по цифровому этикету Ольга Лукинова. Использовать его можно только тогда, когда это действительно оправданно. Не стоит отнимать время у собеседника, когда для решения задачи вполне достаточно электронной почты, призывает эксперт.

ЛУКИНОВА: Сейчас, когда мы поняли, что для разных вопросов вовсе не обязательно встречаться, а можно уладить все дистанционно, то мы начали решать проблемы с помощью видеосозвона – даже те, которые раньше решались исключительно при помощи почты. А, как мы знаем, видеозвонки отнимают очень много времени. Поэтому и я, и цифровой этикет советует адекватно оценивать, какой инструмент и канал связи больше всего сейчас подходит для решения того или иного вопроса.

Правда, письмо на электронную почту оставляет адресату право ответить в течение дня. Если нужна быстрая реакция на послание, можно сообщить об этом в мессенджере. Онлайн-этикет предполагает, что после прочтения сообщения в WhatsApp, Telegram или Viber ответить нужно в ближайшие минуты. Если не получается сделать это развернуто, можно сказать: «Занят, отвечу через 20 минут (час, два)». Оставлять совсем без обратной связи обращения в мессенджерах – верх неуважения, говорят эксперты.

Понятия рабочего и личного времени с переходом на удаленку оказались сильно размыты. Эти границы все же надо стараться по возможности соблюдать. Ведь у многих настроены всплывающие уведомления на каждую программу. А звук на смартфонах отключают далеко не все. Поэтому если вы пишите по работе поздним вечером, лучше поставить отложенную отправку письма. Цифровой этикет хоть и предусматривает некоторые особенности, но, в общем, основные понятия соответствуют правилам хорошего воспитания.