Ставим эффективность на поток: как организовать печать и сканирование в большом офисе
Публикуется на правах рекламы
Даже в небольших компаниях сотрудники ежедневно могут сканировать и выводить на печать сотни документов, в крупных же предприятиях счет идет на тысячи. Страховщики, финансисты, сотрудники других фирм с большим документооборотом часто проходят тысячи шагов между компьютером и МФУ, объединяющим возможности принтера и сканера. Если организация работы с документами оставляет желать лучшего, каждый сотрудник тратит на решение чисто технических задач по несколько лишних часов в неделю. За год в масштабе целого предприятия накапливаются месяцы неэффективно использованного времени.
Конечно, полностью избавиться от бумажного документооборота и перейти на цифровой для подавляющего большинства компаний нереально. Да и сама оцифровка документов может оказаться весьма трудоемкой и долгой. Однако с помощью правильно подобранного под цели офиса оборудования есть шанс организовать все правильно - так, чтобы сотрудники тратили минимум времени на решение своих задач, специалисты IT-отдела не нянчились непрерывно со сложной и ненадежной техникой, а компания минимизировала издержки.
Посмотрим, что представляет из себя современное МФУ (устройство, объединяющее в себе функции сетевого принтера, копира, сканера и не только), предназначенное для среднего или большого офиса с серьезным "бумажным" и цифровым документооборотом. По сути это уже не просто объединенные в одном корпусе принтер и сканер, это еще и компьютер с возможностями подготовки заданий к печати и обработки отсканированных изображений. Своего рода универсальный "станок" офисного труженика, позволяющий решать подавляющее большинство связанных с документами задач - вплоть до брошюровки и распознавания текста, что называется, не отходя от кассы. И при этом решать их не только быстро, но еще и удобно и с удовольствием.
МФУ HP LaserJet Enterprise flow M525c
У Hewlett-Packard подобные модели представлены в линейке LaserJet Enterprise flow. Для не очень большого офиса (или большого, но с не самым активным документооборотом), в котором нет необходимости в печати цветных изображений, отлично подойдет модель HP LaserJet Enterprise flow M525c. Устройство способно печатать или копировать со скоростью до 40 страниц в минуту, при этом оснащается устройством автоматической подачи документов для сканирования на 100 листов. Сканер с двумя сканирующими модулями обеспечивает лучшую в своем классе скорость двустороннего сканирования - до 50 черно-белых или до 30 цветных изображений в минуту.
При этом специальный ультразвуковой датчик гарантирует, что ни одна из загруженных в лоток для автоматического сканирования страниц не будет пропущена. А вот пустые страницы умное программное обеспечение обязательно удалит - и сотрудникам не придется тратить на это время.
Работать "вслепую" или ориентируясь на скупые данные на небольшом информационном дисплее не придется - МФУ оснащается большим цветным 8-дюймовым (диагональ 20,3 см) экраном с сенсорным вводом, а также выдвижной клавиатурой. Это позволяет, например, с легкостью просматривать, редактировать, вставлять и удалять отсканированные страницы, а также запускать процессы одним прикосновением к тачскрину. А еще можно сразу же после печати воспользоваться встроенным сшивателем с картриджем на 1500 скрепок - мелочь, но очень удобная.
Часто путешествующие, например, по разным филиалам компании сотрудники каждый раз сталкиваются с необходимостью настраивать на своем компьютере принтеры при визите в новый офис. Забыть об этом позволяет технология "облачной" печати ePrint. С ее помощью можно, скачав специальное приложение на смартфон или планшетник, выводить на любой сконфигурированный для работы с ней сетевой принтер документы и фотографии со смартфона - например, присланные коллегами по электронной почте, хранящиеся на облачных сервисах или открываемые из Сети. Для тех, кто привык носить важные файлы на "флешке", предусмотрен вывод на печать напрямую с подключенных к USB-порту МФУ носителей. В общем, все удобно и продуманно.
Если предприятию необходима возможность сканирования и печати документов не только в стандартном формате A4, но и большом A3, у HP есть во многом аналогичное МФУ HP LaserJet Enterprise M725z. Показатели скорости печати и сканирования у него аналогичны описанной выше модели, но максимальная емкость всех лотков гораздо больше - до 4600 листов против 1600 у M525c. Также поддерживаются картриджи с тонером более высокой емкости. То есть это МФУ рассчитано на большие нагрузки - и позволит серьезно сэкономить время и труд пользователей, а также (в случае покупки картриджей повышенной емкости) сократит расходы на тонер. Дополнительную экономию времени и средств даст модуль для автоматической двусторонней печати.
МФУ HP LaserJet Enterprise M725z
Здесь тоже имеется сенсорный экран, так что работать с документами - например, сразу отправлять отсканированные страницы по факсу, электронной почте или в сетевые папки, либо сохранять их на подключенные USB-носители - будет очень удобно. Помимо уже упомянутой технологии ePrint для печати с мобильных устройств МФУ HP LaserJet Enterprise M725z поддерживает и технологию AirPrint от Apple, которая имеется во всех iPhone и iPad.
Разумеется, у HP есть что предложить и самым крупным корпорациям с офисами на несколько сотен человек, потребности которых в распечатывании и сканировании документов достигают чуть ли не масштаба типографий. Серия многофункциональных принтеров HP LaserJet Enterprise flow M830 идеально подходит для подключения многочисленных пользователей и ускорения бизнес-процессов, обеспечивая удобное сканирование, а также печать заданий большого объема с профессиональным оформлением в размерах вплоть до A3.
МФУ HP LaserJet Enterprise flow M830z
Возможности и оснащение модели HP LaserJet Enterprise flow M830z аналогичны уже описанным МФУ - тут есть и удобный сенсорный дисплей с выдвижной клавиатурой, и скоростное однопроходное двустороннее сканирование, и поддержка "облачной" печати с мобильных устройств на Android и Apple iOS. Однако при этом он рассчитан на гораздо большие постоянные нагрузки. В комплект входит, в частности, встроенный факс и высокоемкий лоток подачи на 3500 листов. Да и скорость сканирования выше, чем у более простых моделей - до 85 изображений в минуту при черно-белом и 63 при цветном двустороннем сканировании.
HP LaserJet Enterprise flow M830z - одна из первых систем такого класса, поддерживающая простую печать с мобильных устройств при помощи технологии NFC (коммуникация ближнего поля). Она избавляет владельца смартфона или планшетника с NFC от необходимости проводить сложные настройки. Для беспроводной отправки документа на печать достаточно просто прислонить мобильное устройство к NFC-считывателю принтера. Поддерживаются и ePrint, и Apple AirPrint.
Также при заказе M830z можно выбрать одно из трех устройств для оформления готовых документов - степлер/стопоукладчик CZ994A, степлер/стопоукладчик CZ996A с 2/4 дыроколом или брошюровщик/устр-во конечной обработки CZ285A. Они обеспечивают автоматическое сшивание и укладку документов, а CZ285A вообще позволяет создавать более сложные готовые документы собственными силами, не тратя время и средства на обслуживание сторонними организациями.
Стоит отметить, линейка HP LaserJet Enterprise flow не ограничена лишь черно-белыми принтерами. Заказчики могут выбрать и модели с возможностями цветной печати - например, HP LaserJet Enterprise color flow M575c (аналогична черно-белой M525с) или HP LaserJet Enterprise color flow M880 (цветной аналог черно-белой M830z).
На первый взгляд похожие решения предлагают несколько производителей, включая Xerox, Canon, Ricoh и других. Однако внимательное сравнение характеристик, функциональности и заявленных показателей производительности заставляет остановить выбор именно на продукции Hewlett-Packard.
Достаточно было бы сказать, что даже самое доступное из описанных выше МФУ, LaserJet enterprise flow M525c, обеспечивает в более чем в три раза больший ресурс и производительность сканера, чем сопоставимые по цене и позиционированию устройства конкурентов (данные о заявленных характеристиках производительности взяты из открытых источников). При этом у последних нет ни выдвижной клавиатуры, ни ультразвукового датчика для предотвращения пропуска страниц, ни умного ПО, автоматически определяющего ориентацию, выправляющего перекосы и обрезающего страницы при сканировании, ни встроенной системы оптического распознования текста (OCR). Большинства этих же дополнительных функций лишены и конкуренты старшей модели в линейке HP, LaserJet Enterprise flow M830z.
Для многих компаний печать и сканирование документов - неотъемлемая часть многих рабочих процессов. Неудивительно, что сотрудники, представители IT-отделов и руководители заинтересованы в максимально эффективной организации бумажно-цифрового документооборота в компании. Многофункциональные устройства HP позволяют благодаря своему продуманному функционалу и рекордным показателям производительности сделать работу с документами максимально простой и приятной, повысив эффективность и облегчив жизнь всем от секретаря и айтишника до директора.
